Nachhaltige Beschaffungskriterien und ALYF: Was KMUs daraus lernen können

Hallo, ich bin Raffael Meyer, Gründer und Geschäftsführer der ALYF GmbH. In meinem Arbeitsalltag sehe ich ständig, wie wichtig nachhaltige Beschaffungskriterien für den erfolgreichen Einsatz von Open-Source-Software sind – nicht nur für den öffentlichen Sektor, sondern ebenso für Unternehmen in der Privatwirtschaft. Als offizieller ERPNext-Partner und aktives Mitglied der ERPNext-Community möchte ich Ihnen heute zeigen, wie wir bei ALYF diese Kriterien leben und warum das gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) so wichtig ist.

Einführender Blick: Die Open Source Business Alliance

Bevor wir in die Beschaffungskriterien eintauchen, möchte ich Ihnen kurz die Open Source Business Alliance (OSBA) vorstellen. Die OSB Alliance – Bundesverband für digitale Souveränität e.V. – ist der Dachverband für die deutsche Open-Source-Wirtschaft und setzt sich dafür ein, die zentrale Bedeutung von Open Source Software und offenen Standards für eine digital souveräne Gesellschaft ins öffentliche Bewusstsein zu rücken. Die OSBA betrachtet Open Source und offene Standards als Kernbausteine für digitale Souveränität, Flexibilität und Sicherheit im digitalen Wandel – und als Antwort auf eine der größten Herausforderungen unserer Zeit. Es ist genau diese Überzeugung – Offenheit, Zusammenarbeit und der Wille, die digitale Zukunft proaktiv zu gestalten –, die uns bei ALYF ebenso antreibt.

Warum nachhaltige Beschaffung für KMUs relevant ist

Die Open Source Business Alliance (OSBA) hat vier Kriterien für eine nachhaltige Beschaffung von Open-Source-Software definiert:

1. Enge Beziehung zum Software-Hersteller bzw. zur Community
2. Upstream-Veröffentlichung von Anpassungen
3. Hochqualitativer Third-Level-Support
4. Absicherung der Lieferkette

Diese Kriterien helfen sicherzustellen, dass die Software langfristig betreut wird, sicher bleibt und kontinuierlich weiterentwickelt wird – genau das, was auch mich als Geschäftsführer und viele meiner Kunden interessiert. Ein Dienstleister, der sich um Wartung und Weiterentwicklung kümmert und gleichzeitig den Austausch mit der Community pflegt, senkt das Risiko von Sicherheitslücken und vermeidet unnötige Kosten durch Insellösungen. Für KMUs ist dieser Aspekt besonders entscheidend, da sie meist nicht die gleichen personellen Ressourcen für die IT mitbringen wie größere Konzerne. Deshalb ist es für mich selbstverständlich, dass wir bei ALYF unsere Lösungen möglichst zukunftsfähig gestalten und eng mit der Community zusammenarbeiten.

Unsere enge Verbindung zum Hersteller und zur Community (Kriterium 1)

ALYF ist seit 2022 offizieller Partner von Frappe Technologies. Ich selbst bin seit Jahren aktiver Mitwirkender im ERPNext- und Frappe-Framework-Ökosystem und wurde 2023 als “Best Framework Contributor” ausgezeichnet. Dieses Engagement hat mir persönlich und auch unserem gesamten Team Türen geöffnet – wir zählen heute zu den Top-3-Entwicklern des Frappe Frameworks weltweit.

Meine Kollegin Marica D’souza hat ihre Erfahrung als ehemalige leitende Entwicklerin beim Hersteller von ERPNext mitgebracht und ist ebenfalls unter den Top-3-Beitragsleistenden für ERPNext. Diese enge Verzahnung mit den Kernentwicklern bringt unseren Kunden einen unschätzbaren Vorteil: Wir sind von Beginn an über Neuerungen und Updates informiert und können Probleme oder Kundenwünsche direkt beim Hersteller platzieren. So bleiben die Lösungen „standardnah“ und trotzdem individuell – eine Balance, die nur mit einer aktiven Rolle in der Community machbar ist.

Upstream-Beiträge statt proprietärer Abzweigungen (Kriterium 2)

Ich habe mich von Anfang an für Open Source entschieden, weil es mir wichtig ist, dass wir als Gemeinschaft voneinander lernen und uns gegenseitig voranbringen. Bei ALYF leben wir deshalb das Prinzip, Änderungen und Weiterentwicklungen stets zurück in das Hauptprojekt zu geben – also Upstream zu veröffentlichen.

Ein praktisches Beispiel: Als in ERPNext der Bedarf nach kontextspezifischen Übersetzungen aufkam (damit etwa „Submit“ im Deutschen mal als Buchen, mal als Senden übersetzt werden kann), haben wir uns direkt eingebracht und die Entwicklung durch unsere Beiträge und Sponsoring unterstützt. Diese Funktion wurde schließlich ins offizielle ERPNext übernommen und steht damit allen Anwendern zur Verfügung.

Warum ist das für Sie als KMU wichtig? Weil Sie damit langfristig auf ein System setzen, das immer upgrade-fähig bleibt und nicht in proprietären „Forks“ versandet. Proprietäre Abzweigungen machen das System auf Dauer teurer und unsicherer. Bei ALYF stellen wir sicher, dass Ihre individuellen Anpassungen mit jedem Update kompatibel bleiben. So schaffen wir eine Win-win-Situation: Die Community profitiert von unseren Beiträgen, und unsere Kunden profitieren von einer aktiven und lebendigen Weiterentwicklung – ohne Risiko von „Insellösungen“.

Qualitativer Third-Level-Support und Expertenwissen (Kriterium 3)

Für mich als Geschäftsführer ist es enorm wichtig, dass unsere Kunden auch im Ernstfall auf uns zählen können. Gerade kleinere Unternehmen haben oft keine eigene Entwicklerabteilung, die tief in den Code schaut, wenn es hakt. Deshalb haben wir bei ALYF gezielt Fachleute im Team, die Third-Level-Support auf höchstem Niveau leisten können.

Third-Level-Support bedeutet, dass wir Probleme nicht nur oberflächlich beheben, sondern wirklich „unter die Haube“ schauen: Wir analysieren Fehler im Quellcode, erstellen Patches und sorgen dafür, dass Ihre Betriebsabläufe schnell wieder funktionieren. Dank unserer engen Partnerschaft mit Frappe Technologies stehen wir außerdem in direktem Austausch mit den Hauptentwicklern von ERPNext. Das verschafft unseren Kunden kurze Wege und schnelle Reaktionszeiten.

Ich selbst habe bereits zahlreiche Projekte geleitet, in denen wir hochspezifische Anforderungen umsetzen und anschließend in den Quellcode integrieren konnten. Meine Kolleginnen und Kollegen bringen ebenfalls tiefgehendes Know-how mit – so sind wir für jede Eventualität gewappnet und können KMUs den Support bieten, den sie wirklich brauchen.

Unser Engagement für das ERPNext-Ökosystem und die Übersetzungsverwaltung

Open Source heißt für mich nicht nur „nehmen“, sondern vor allem „geben“. Deshalb engagieren wir uns bei ALYF nicht nur reaktiv, sondern gestalten die Zukunft des ERPNext-Ökosystems aktiv mit.

Ein konkretes Beispiel ist unsere Arbeit an der Übersetzungsverwaltung und Lokalisierung für den deutschsprachigen Raum. Uns war schnell klar, dass eine professionelle, kontextgetreue Übersetzung der Benutzeroberfläche für unsere Kunden in Deutschland entscheidend ist. Hier übernehmen wir bei ALYF eine Art Patenschaft: Wir pflegen Sprachdateien, sorgen für konsistente Begriffe und entwickeln landesspezifische Erweiterungen (z.B. ERPNext Germany mit Formularen für Reisekostenabrechnungen oder Validierung von UStId-Nummern).

Auf Community-Events, in Foren und bei anderen Gelegenheiten teilen wir unser Wissen offen und lernen zugleich von anderen. Diese gelebte Zusammenarbeit verschafft unseren Kunden einen direkten Vorteil: Sie erhalten Zugang zu einem stets aktuellen, qualitativ hochwertigen System, das perfekt auf die Anforderungen des deutschen Marktes zugeschnitten ist.

Absicherung der Lieferkette (Kriterium 4)

Neben dem direkten ERPNext-Code gibt es unzählige weitere Bausteine und Bibliotheken, die im Hintergrund laufen, damit ERPNext reibungslos funktioniert: Datenbanken wie MariaDB, Programmiersprachen wie Python, JavaScript und vieles mehr. Laut OSBA-Kriterium 4 sollten Dienstleister daher auch die weiter stromaufwärts gelegenen Komponenten (Upstream-Bibliotheken etc.) im Blick haben.

Wir bei ALYF konzentrieren uns derzeit vor allem auf das Frappe Framework und ERPNext selbst. Dort tragen wir bereits wesentlich zur Weiterentwicklung und Pflege bei – und das sehr aktiv. Ich gebe aber gerne zu, dass wir in puncto Basiskomponenten noch Luft nach oben haben. Perspektivisch möchten wir uns auch dort stärker beteiligen. Ein mögliches Szenario ist die Mitarbeit an der Cyber Resilience Act-Umsetzung in der EU, sodass wir zukünftig bei wichtigen Drittkomponenten oder Sicherheitsupdates noch direkter mitwirken.

Gerade weil wir in den letzten Jahren sehr gewachsen sind, bin ich davon überzeugt, dass es unsere Verantwortung ist, noch mehr in die breite Absicherung der Lieferkette zu investieren. Unser Ziel ist es, einen zuverlässigen, ganzheitlichen Service zu bieten, von den Kernfunktionen bis hin zu den grundlegenden Bibliotheken. So machen wir unsere Lösungen für KMUs noch robuster und zukunftsfester.

Mein Fazit: ALYF als starker Partner für KMUs

Wenn ich auf die vier Nachhaltigkeitskriterien der OSBA schaue, bin ich stolz zu sagen, dass wir bei ALYF in den meisten Bereichen bereits herausragend aufgestellt sind. Wir haben eine enge Anbindung an den Hersteller, wir geben Anpassungen konsequent zurück an die Community, wir bieten Third-Level-Support mit umfassendem Expertenwissen und wir achten auf einen stabilen Gesamtkontext im ERPNext-Ökosystem.

All das kommt unseren Kunden – vor allem KMUs – direkt zugute. Sie sparen sich teure Insellösungen, bleiben upgrade-fähig und erhalten schnelle Hilfe bei Problemen. Kurzum: Sie gehen ein geringeres Risiko ein und profitieren von einem starken Partner, der die Open-Source-DNA lebt.

Auch wenn ich überzeugt bin, dass wir schon sehr nah an der „vollen Punktzahl“ sind, wird es bei ALYF immer Raum für Verbesserungen geben. Unser Anspruch ist es, uns stetig weiterzuentwickeln, damit wir als Vorbild und Benchmark für nachhaltige Open-Source-Beschaffung dienen können.

Ich lade Sie herzlich ein, sich selbst ein Bild von unserer Arbeit und unserem Engagement zu machen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen auf Open Source und Zukunftssicherheit setzen wollen, sprechen Sie mich gerne an – gemeinsam finden wir genau die Lösungen, die zu Ihren Anforderungen passen.

Quellen

[1] Vergabekriterien für eine nachhaltige Beschaffung von Open Source Software, Working Group Beschaffung der Open Source Business Alliance, 11. Februar 2025, PDF

[2] Frappe Partner ALYF's journey with ERPNext in Germany | Frappe Blog

[3] Context Specific Translation Feature is Merged, discuss.frappe.io